proposta integrata per la standardizzazione, digitalizzazione e ottimizzazione strategica della gestione degli spazi di Ateneo in coerenza con gli obiettivi AVA3

Al Delegato ICT/Transizione Digitale,
Al Delegato Edilizia, Infrastrutture e Patrimonio,
Al Delegato Pianificazione e Programmazione delle Risorse,
Al Delegato Sostenibilità Ambientale e Green Campus,
e p.c. al PTA,

si sottopongono delle riflessioni sulle attuali modalità di gestione degli spazi di Ateneo, maturata dall’analisi dei processi operativi e delle potenzialità - ancora inespresse - degli strumenti digitali oggi a disposizione, quali la suite EasyStaff e i sistemi informativi di Ateneo. L’osservazione dei flussi vigenti e della documentazione tecnica delle piattaforme utilizzate mostra infatti la mancanza di una disciplina completa e standardizzata riguardo alle procedure di revoca, rilascio automatico, aggiornamento e riallocazione dinamica degli spazi in caso di sopraggiunti imprevisti, rinunce improvvise, variazioni didattiche, mancato utilizzo delle aule o necessità urgenti della Governance universitaria. Tali aspetti, benché centrali per un Ateneo delle dimensioni dell’Università di Salerno, non risultano affrontati né sul piano procedurale né sul piano tecnologico, e ciò incide inevitabilmente sulla capacità di ottenere una visione realmente affidabile, predittiva e ottimizzata dell’impiego degli spazi.

Alla luce di ciò, si ritiene auspicabile che l’Ateneo avvii un percorso di definizione di uno standard interno, chiaro e vincolante, che disciplini in modo organico le modalità di prenotazione e revoca, le responsabilità dei diversi attori coinvolti (Delegati, Aree, Dipartimenti, Distretti, Docenti, Ricercatori, Collaboratori didattici, PTA e Responsabili di aula) e i criteri di gestione delle eccezioni. Uno standard di questo tipo permetterebbe di superare le attuali difformità operative e garantirebbe tracciabilità, accountability e certezza delle procedure, riducendo contestazioni, inefficienze e comportamenti non uniformi.

Perché tale standard possa trovare attuazione concreta, appare necessario intervenire anche sul piano tecnologico, potenziando l’integrazione tra EasyRoom, ESSE3, ARCHIBUS e gli altri sistemi di Ateneo consentendo una sincronizzazione immediata delle prenotazioni in caso di modifiche alla programmazione didattica, agli appelli d’esame, ai ricevimenti o alle variazioni dei calendari degli eventi. L’interoperabilità con ARCHIBUS garantirebbe inoltre una gestione evoluta degli aspetti strutturali e manutentivi, correlando l’utilizzo effettivo delle aule con gli interventi tecnici, la capacità massima reale, i carichi ambientali e i parametri energetici, in un’ottica moderna di smart campus.

In questo quadro, risulterebbe particolarmente utile la creazione di un sistema di Space Business Intelligence capace di aggregare dati provenienti dalla prenotazione, dalla rilevazione delle presenze, dai sistemi energetici e dai moduli di facility management. Un simile sistema consentirebbe di analizzare con continuità indicatori come il tasso di saturazione degli spazi, il livello di inefficienza derivante da prenotazioni mai utilizzate, il rapporto tra occupazione e consumi, nonché la distribuzione effettiva delle attività didattiche e istituzionali.

Tale infrastruttura analitica risponderebbe pienamente alle esigenze dei processi AVA3: (i) la definizione di politiche strutturate per la gestione degli spazi contribuisce alla coerenza delle strategie istituzionali e alla loro efficace implementazione; (ii) l'ottimizzazione dell'utilizzo degli spazi rientra nella gestione efficiente delle risorse infrastrutturali, con impatto diretto sulla qualità dell'offerta formativa; (iii) la disponibilità di aule e laboratori adeguati, unitamente alla loro gestione efficiente, costituisce elemento di valutazione della qualità dei servizi offerti agli studenti; (iv) la raccolta sistematica di dati sull'utilizzo degli spazi alimenta i processi di autovalutazione e miglioramento continuo, fornendo evidenze oggettive per le Commissioni Paritetiche e i Gruppi di Riesame; (v) la disponibilità di dati strutturati consentirebbe il calcolo di indicatori oggettivi quali il tasso di saturazione degli spazi, il rapporto studenti/mq, i tempi medi di risposta alle richieste di prenotazione, contribuendo al sistema di indicatori richiesto da AVA3 per il monitoraggio delle performance.

Si ritiene inoltre che l’Università possa trarre enorme beneficio dall’introduzione di metodologie innovative già diffuse nei contesti più avanzati. Una di queste è la realizzazione di un Digital Twin degli edifici, attraverso modelli BIM integrati ai dati d’uso delle aule e dei laboratori. L’interconnessione tra modellazione tridimensionale, informazioni strutturali e dati in tempo reale derivanti dai flussi di prenotazione e di presenza permetterebbe all’Ateneo una gestione olistica del patrimonio edilizio, rendendo possibile la simulazione di scenari, la pianificazione predittiva e la manutenzione proattiva.

A ciò si potrebbe affiancare una rete di sensori IoT distribuiti negli edifici per rilevare non solo la presenza effettiva nelle aule, ma anche parametri ambientali quali CO₂, temperatura, umidità e qualità dell’aria. La restituzione di tali dati ai sistemi centrali consentirebbe una regolazione automatica e dinamica degli impianti, con vantaggi in termini di benessere ambientale, efficienza energetica e sostenibilità, oltre che un miglior allineamento alle politiche nazionali e internazionali sul risparmio energetico in ottica di Agenda Europea 2030 sullo sviluppo sostenibile.

Si potrebbe inoltre prevedere lo sviluppo di un’applicazione mobile unificata dell’Ateneo con il nuovo approccio del vibe coding - sfruttando gli accordi quadro CRUI OpenAI e Google AI PRO - che integri in un unico ambiente la prenotazione degli spazi, il wayfinding indoor, la segnalazione dei guasti, l’inserimento di feedback qualitativi sugli ambienti e la consultazione in tempo reale delle variazioni didattiche. L’integrazione nativa con i principali sistemi di videoconferenza già in uso (Teams, Google Meet ovvero soluzione interna opensource), attivata automaticamente al momento della prenotazione di un’aula, faciliterebbe la gestione della didattica ibrida e delle riunioni miste, razionalizzando attività oggi spesso frammentarie.

L’adozione di algoritmi di intelligenza artificiale potrebbe poi consentire l’introduzione di un sistema di prenotazione “smart” capace di suggerire automaticamente gli spazi più idonei in base alla natura dell’attività, al numero previsto di partecipanti, alle dotazioni richieste e agli storici di utilizzo, garantendo un impiego più coerente e ottimizzato delle risorse disponibili. Tali algoritmi potrebbero essere integrati con strumenti per il calcolo dell’impronta carbonica associata all’uso degli spazi, allo scopo di fornire all’Ateneo indicatori strategici utili alla pianificazione ambientale.

Infine, in un’ottica di trasparenza amministrativa e di Open Government, sarebbe auspicabile rendere pubblici i principali dati sull’utilizzo degli spazi, così da consentire alla Comunità universitaria e ai portatori di interesse di valutare l’efficacia delle politiche di gestione e di contribuire a un miglioramento sistemico.

Nel complesso, le proposte qui illustrate intendono trasformare la gestione degli spazi universitari da attività meramente logistica ad autentica leva strategica per l’eccellenza organizzativa, la sostenibilità, la qualità dell’offerta formativa e il benessere dell’intera nostra Comunità accademica. L’investimento in tecnologie integrate di Building Intelligence, unito alla definizione di procedure condivise e a un rinnovato modello di governance, produrrebbe benefici concreti e misurabili per studenti, docenti, ricercatori e personale tecnico-amministrativo, contribuendo nel contempo al miglioramento degli indicatori AVA3 e alla reputazione complessiva dell’Ateneo.

Un Gruppo di dipendenti UNISA