Tecnologie AI, Oracle HCM e “wallet" formativo-professionale del personale T.A. per una macchina amministrativa trasparente, tracciabile e a supporto della missione di Ateneo

Al Rettore eletto,
Ai Prorettori eletti,
e p.c. al Personale T.A.,

la fase che il nostro Ateneo si appresta a vivere, con l’adozione di strumenti tecnologici di nuova generazione, rappresenta un’occasione storica per imprimere un salto di qualità non solo organizzativo ma anche culturale.

Il recente accordo CRUI-OpenAI, che offre condizioni agevolate per l’adozione di ChatGPT EDU da parte delle Università italiane in favore di tutti i propri componenti (https://ict.crui.it/seminari/accordi-e-contratti/contratto-crui-openai/) e le trattative in corso con altri attori internazionali dell’intelligenza artificiale, come Anthropic con la piattaforma Claude for Education (https://www.anthropic.com/news/introducing-claude-for-education), aprono scenari inediti: l’accesso diffuso, sicuro ed etico a strumenti di AI conversazionale e generativa, capaci di abilitare soluzioni di supporto quotidiano per studenti, docenti e personale tecnico-amministrativo.

Parallelamente, la prossima adozione già pianificata nel nostro Ateneo del sistema Oracle Human Capital Management (HCM) con intelligenza artificiale integrata in sostituzione degli omologhi CINECA (https://www.oracle.com/it/human-capital-management/ai-at-work/), segna un passaggio cruciale: da semplice anagrafe del personale, il sistema diventerà un vero e proprio “wallet" formativo-professionale, in grado di:

- mappare i profili e i fabbisogni professionali in modo dinamico;

- tracciare percorsi formativi e opportunità di crescita;

- supportare le decisioni organizzative con criteri trasparenti, verificabili e pubblici;

- garantire inclusione e pari opportunità di crescita professionale, personale nonché rotazione di affidamenti e incarichi attraverso metadati pubblicamente condivisibili e non sensibili, nel pieno rispetto della privacy.

In questa prospettiva, l’integrazione tra Oracle HCM e strumenti di AI conversazionale (ChatGPT EDU, Claude, o altri sistemi agentici come piattaforme simili a N8N) consente di immaginare una vera “agentificazione dei processi e delle procedure amministrative”. Ciò significa poter trasformare la macchina amministrativa in un ecosistema più comunicativo, trasparente e tracciabile, dove attività ripetitive e burocratiche vengono automatizzate, liberando risorse umane da impieghi meramente esecutivi e valorizzandone invece la creatività, la progettualità e la capacità di rispondere alle esigenze dell’Istituzione nel pieno rispetto del Regolamento UE 1689/2024 "AI Act" ed il relativo adattamento normativo italiano di imminente approvazione.

I benefici di questo approccio sono molteplici:

Comunicazione e trasparenza
– Ogni iter amministrativo può diventare leggibile, tracciabile e condiviso, riducendo opacità e tempi morti.
– Le decisioni non restano confinate in cerchie ristrette, ma vengono spiegate e motivate in modo chiaro alla comunità.

Supporto alla didattica, alla ricerca e alla terza missione
– Studenti e docenti possono contare su servizi più veloci e integrati, con procedure più semplici.
– La ricerca beneficia di processi amministrativi snelli, capaci di accelerare bandi, rendicontazioni e progetti di finanziamento.
– La terza missione trova nella tracciabilità uno strumento essenziale per attrarre partner, enti e imprese.

Attrazione di nuovi investimenti
– Un Ateneo che dimostra efficienza, trasparenza e uso etico dell’intelligenza artificiale è più credibile agli occhi di investitori pubblici e privati, oltre che competitivo a livello europeo e internazionale.

Assicurazione della Qualità di Ateneo (AVA, ANVUR)
– La tracciabilità e la documentabilità dei processi rafforzano in modo sostanziale l’Assicurazione della Qualità, non come adempimento formale ma come pratica quotidiana radicata nei sistemi e nelle procedure.

Conoscenza del “sapere organizzativo”
– Il capitale umano diventa anche capitale cognitivo: il patrimonio di esperienze, pratiche e decisioni non si disperde, ma viene conservato e valorizzato come “sapere organizzativo” dell’Ateneo, utile alle nuove generazioni del personale nonché a quelle future.

Miglioramento dei ranking internazionali
– Le Università valutate come più innovative, trasparenti e sostenibili scalano posizioni nei ranking globali, migliorando attrattività e reputazione.

La combinazione tra Oracle HCM, AI generativa e strumenti digitali low-code/nocode (anche interoperabili con diversi sistemi informativi del nostro Ateneo) pure adattabili dal personale non tecnico tramite il nuovissimo approccio allo sviluppo software del "vibe coding" (https://www.redhotcyber.com/post/che-cose-il-vibe-coding/), può dunque rendere il nostro Ateneo un modello nazionale di etica digitale, trasparenza e meritocrazia, in linea con i principi della Direttiva UE 2023/970 sulla trasparenza retributiva - obbligatoria entro giugno 2026 - e con i più recenti orientamenti dell’ANAC in materia di pubblicità dei dati organizzativi e compensativi al personale (https://www.anticorruzione.it/-/news.02.09.25).

Un approccio simile non richiede solo risorse tecnologiche: è soprattutto un cambio di paradigma culturale nella gestione del capitale umano e nel rapporto con la Comunità universitaria, per costruire un’organizzazione che sappia rendere il merito visibile, misurabile e universalmente riconosciuto.

Invitiamo, pertanto, la nuova Governance rettorale a valutare la sottoscrizione dell'accordo CRUI-OpenAI ovvero eventualmente con altri fornitori come Anthropic e/o l'adozione di modelli/piattaforme/sistemi AI open-source.

Auspichiamo che i temi tratteggiati nella lettera possano costituire un asse strategico del prossimo mandato rettorale che abbiamo ritenuto sottoporli alla vostra attenzione con spirito costruttivo e fiducia nel futuro della nostra Università.

Un gruppo di dipendenti UNISA