Al Direttore Generale,
Al Referente del Rettore per la digitalizzazione dei processi,
e p.c. Al Personale TAB,
prendiamo atto con favore che la mappatura dei processi e dei procedimenti figura fra gli ambiti di priorità assegnati alla Direzione Generale durante il suo mandato.
Proprio in tale sentiero, si propone che l’Ateneo si doti di un Catalogo organico, aggiornato e digitale dei processi, dei procedimenti e delle principali pratiche amministrative, capace di descriverne con chiarezza non soltanto le competenze, ma anche i passaggi tra Strutture e i relativi tempi di lavorazione. La proposta non intende duplicare un’attività già programmata, ma suggerirne un completamento: una mappatura che si fermi all’individuazione delle competenze descrive l’organigramma; una che associ a ciascun passaggio (anche) un tempo di riferimento, una responsabilità e una modalità di gestione degli stalli descrive il funzionamento. È (soprattutto) la seconda a produrre effetti sul lavoro quotidiano, dal nostro punto di vista, ed è su quella che reputiamo opportuno offrire un contributo.
Fermi restando i termini previsti dalla normativa per i procedimenti espressamente disciplinati dalla legge, appare altrettanto importante definire tempi di riferimento certi anche per i processi interni: attività amministrativo-didattiche, contabili, patrimoniali e inventariali, pratiche di ricerca, gestione del personale e, più in generale, tutte quelle lavorazioni che richiedono l’intervento sequenziale o congiunto di più Uffici/Strutture.
Per ciascun processo sarebbe utile individuare, ove applicabile, tempi minimi, medi e massimi, Struttura responsabile, eventuali Uffici coinvolti, passaggi necessari, dipendenze, stato della lavorazione e modalità di gestione delle situazioni di stallo.
La certezza del processo significa infatti sapere chi deve fare cosa, in quale momento e secondo quali tempi ragionevoli. Ciò riduce solleciti ripetuti, incomprensioni, sovrapposizioni, inerzie organizzative e possibili conflittualità tra Uffici e colleghe/i, rendendo il lavoro più semplice e prevedibile.
Il nostro vuole essere uno strumento di tutela e valorizzazione del personale. Il benessere lavorativo non dipende soltanto, pur legittimamente, da retribuzioni, risorse e welfare, ma anche dalla possibilità di lavorare all’interno di processi chiari, fluidi e sostenibili, senza che inefficienze organizzative o passaggi indefiniti si traducano in pressioni sui singoli dipendenti.
Un Ateneo che funziona bene al proprio interno, nei rapporti tra Strutture e tra colleghe/i, è inevitabilmente in grado di funzionare meglio verso l’esterno: nei confronti degli studenti, delle altre Amministrazioni, delle imprese, dei cittadini e del territorio. Qualità organizzativa interna significa servizi migliori, maggiore affidabilità, maggiore attrattività e maggiori opportunità di sviluppo per l’intera Comunità universitaria.
Questo percorso è inoltre strettamente connesso alla digitalizzazione dei processi. Workflow digitali, interoperabilità, data warehouse, business intelligence e cruscotti di monitoraggio possono consentire di conoscere in tempo reale lo stato delle lavorazioni, misurarne i tempi e individuare tempestivamente eventuali colli di bottiglia, evitando che una pratica dipenda dalla memoria del singolo o dalla reiterazione dei solleciti.
Per tali ragioni, si propone l’avvio di una ricognizione finalizzata alla realizzazione di un Catalogo digitale dei processi e dei procedimenti di Ateneo, con tempi di riferimento, responsabilità, passaggi organizzativi e strumenti di monitoraggio chiaramente individuati.
L’obiettivo, si ribadisce, non è "misurare le persone", ma dare certezza ai processi, valorizzare chi vi lavora e rendere l’organizzazione più semplice, agile, efficiente ed efficace.
Un Gruppo di dipendenti UNISA de "La Voce del Campus".