videoregistrazione prove orali procedure selettive PTA

Al Delegato del Rettore alla Compliance - Trasparenza, antiriciclaggio e anticorruzione, 
Al Referente del Rettore per aspetti legali e normativi dell'ICT,
Al Direttore Generale, 

e p.c. al Personale T.A.,

con riferimento alla prossima attivazione delle procedure concorsuali per il reclutamento di personale tecnico-amministrativo e dirigenziale come da recente PIAO 2026-2028, nonché alle procedure valutative che prevedono lo svolgimento di colloqui orali come le mobilità e/o le progressioni interne, si sottopone una proposta di carattere sistemico volta a rafforzare i presidi di trasparenza, imparzialità e verificabilità delle prove orali.

Nell’esperienza passata delle procedure selettive interne ed esterne, quali concorsi pubblici e progressioni in occasione delle rispettive prove orali e/o colloqui valutativi, si sono rilevate non di rado diffuse criticità percepite dal personale tecnico-amministrativo in ordine alle modalità di conduzione delle prove, alla formulazione dei quesiti, alla gestione dell’interlocuzione da parte delle Commissioni e, più in generale, alla coerenza tra performance espressa e valutazione finale; tali situazioni hanno generato frequentemente malcontento e sfiducia, sfociando talvolta in istanze di accesso documentale o civico finalizzate a verificare l’effettivo svolgimento delle prove e la correttezza dell’operato delle Commissioni.

In questo contesto, richiamando la nostra lettera del 29.08.2025 circa una nuova politica di gestione del contenzioso, è ben noto al personale T.A. che l’esercizio di tali diritti di trasparenza è stato sovente percepito come esposto a conseguenze sul piano organizzativo e/o professionale, alimentando un clima di remore, che rischia di comprimere di fatto la piena esplicazione delle garanzie di controllo diffuso sull’azione amministrativa; tale quadro evidenzia l’esigenza di rafforzare strumenti oggettivi e strutturali di trasparenza che possano prevenire a monte le criticità, riducendo il ricorso a strumenti contenziosi o ispettivi e contribuendo a ristabilire un clima di fiducia e serenità nei processi valutativi.

Il quadro normativo vigente, rappresentato dal D.P.R. n. 487/1994, dal CCNL di Comparto e dal vigente Regolamento di Ateneo per il reclutamento del personale tecnico-amministrativo, stabilisce che le prove orali debbano svolgersi in aula aperta al pubblico ovvero, in alternativa, in modalità telematica, purché siano garantite la pubblicità della prova, l’identificazione dei partecipanti, la sicurezza delle comunicazioni e la tracciabilità delle operazioni anche in ambiente digitale. In tale assetto normativo, come emerge chiaramente dal coordinamento tra le fonti nazionali e quelle regolamentari interne, non sussiste alcun obbligo giuridico di videoregistrazione delle sedute orali, bensì facoltativo. 

Alla luce dell’evoluzione dei principi di trasparenza amministrativa, delle esigenze di accountability e delle crescenti aspettative di verificabilità ex post delle procedure pubbliche, si ritiene che la videoregistrazione delle prove orali possa essere introdotta quale misura organizzativa avanzata. Essa, infatti, può essere espressamente prevista nei bandi - assumendo i medesimi la qualifica di lex specialis come noto - ovvero introdotta dall’Amministrazione in via regolamentare, richiesta in un’ottica di rafforzamento delle garanzie di trasparenza e integrità, determinando un salto qualitativo significativo nel presidio delle procedure selettive. 

La disponibilità di una registrazione audiovisiva delle prove consente innanzitutto una tracciabilità oggettiva dell’interazione tra Commissione e candidati, rendendo verificabili in modo puntuale le domande poste, le modalità di conduzione del colloquio e la coerenza tra performance espressa e valutazione attribuita. Ciò incide direttamente sulla qualità della verbalizzazione, riducendo il rischio di rappresentazioni non pienamente aderenti allo svolgimento effettivo della prova. In secondo luogo, la consapevolezza di operare in un contesto registrato produce un rilevante effetto deterrente, inducendo comportamenti maggiormente aderenti ai principi di imparzialità, uniformità e rigore procedurale. In terzo luogo, la registrazione costituisce uno strumento essenziale ai fini del controllo ex post, sia in sede di accesso agli atti sia nell’ambito di eventuali contenziosi, consentendo una verifica concreta e non meramente documentale della correttezza della procedura.

Pur non sussistendo taluno obbligo generalizzato, alla luce del'orientamento giurisprudenziale ormai consolidato, laddove tali registrazioni siano effettuate, esse assumono una valenza giuridica a tutti gli effetti, configurandosi quale documento amministrativo accessibile ai sensi della Legge 241/1990 e utilizzabile a fini probatori. In particolare, la giurisprudenza amministrativa ha riconosciuto in modo costante il diritto dei candidati ad accedere alle riproduzioni audio-video delle proprie prove orali, ove necessario, tutelando le proprie posizioni giuridiche. 

Ne deriva che la registrazione, pur non obbligatoria, diviene uno strumento decisivo di trasparenza e controllo sostanziale della procedura, idoneo a consentire una verifica puntuale delle modalità di svolgimento del colloquio, delle domande poste e della coerenza delle valutazioni espresse, con evidenti ricadute anche sul piano del contenzioso, ove tali elementi possano essere oggetto di scrutinio giurisdizionale.

Sul punto, si vedano i seguenti provvedimenti della giurisprudenza amministrativa, indicati a titolo meramente non esaustivo: (i) TAR Lazio, sez. II-ter, 10 dicembre 2019, n. 14140, (ii) Consiglio di Stato, sez. V, sentenza 2 luglio 2018, n. 4043 e (iii) Consiglio di Stato n. 9896/2023.

Operativamente, si propone la registrazione delle singole prove orali dei candidati con Microsoft Teams memorizzate sul cloud istituzionale OneDrive/SharePoint UNISA; la estrema compressione automatica dei singoli flussi video che permetterebbe dimensioni di poche centinaia di MB per ciascun audiovisivo relativo alla seduta orale del singolo candidato e l'esiguità temporale di conservazione degli stessi - tipicamente max. 60 giorni in assenza di ricorsi amministrativi al TAR - sarebbe perfettamente compatibile con le caratteristiche di spazio massimo disponibile di 1 terabyte per ciascun account di servizio degli Uffici di Ateneo procedenti ovvero una quota maggiore dipendentemente dalla licenza Microsoft abbinata allo specifico account, anche in presenza di un numero di candidati alla prova orale eventualmente nell'ordine di centinaia. 

Solo nei casi di contenziosi legali, i rispettivi video potranno essere conservati in ridondanza eventualmente anche nel cloud istituzionale Google Drive UNISA e/o nel file server interno di Ateneo in maniera protetta, per il tempo strettamente necessario, assicurando in tal modo pure il backup e disaster recovery in congiunzione con l'ulteriore apposito sistema interno e/o sul cloud geodistribuito in ridondanza con apposito fornitore in partnership GARR. 
 
Per ciascun video si potranno poi calcolare agevolmente e rapidamente le rispettive impronte crittografiche SHA2-256, associando quindi perpetuamente taluni identificatori alfanumerici ai rispettivi audiovisivi indipendentemente da dove e come verranno allocati e/o trasmessi.

A seguito di eventuali richieste di accesso documentale ex Legge 241/1990 da parte dei candidati ai propri video, è possibile seguire la consueta procedura di riscontro amministrativo indicando nel provvedimento il collegamento personalizzato per il download dell'audiovisivo su OneDrive/SharePoint istituzionale UNISA con accesso riservato esclusivamente alla casella PEC e/o PEO del richiedente e codice di verifica identità account del medesimo che Microsoft genera e invia al destinatario, da modo di evitare abusi di terze persone, specificando altresì il succitato hash SHA2-256 nell'atto amministrativo; il sistema di notifiche automatiche da parte di Microsoft di corretto utilizzo del collegamento offrirebbe l'opportuna tracciabilità procedurale, utilizzabile anche in casi di eventuali contenziosi innanzi al Giudice amministrativo tutelando le commissioni giudicatrici, l'Amministrazione banditrice e ovviamente i candidati partecipanti alla prova orale. 

In alternativa a Microsoft OneDrive/SharePoint istituzionale UNISA, per l'invio dei collegamenti personalizzati degli audiovisivi ai richiedenti, sarebbe possibile utilizzare anche, rispettivamente, i servizi cloud istituzionali gratuiti e opensource del GARR ovvero del nodo italiano dell'European Open Science Cloud (EOSC) della Commissione Europea - entrambi basati sul progetto istituzionale FileSender - con idonee caratteristiche e garanzie tecnico-procedurali-legali, come scadenza automatica link, protezione collegamenti con password, audit trail log di download con indirizzi IP, timestamp e identità del ricevente.

Si lascia, in ogni caso, alla discrezionalità dell’Amministrazione la valutazione di eventuali future evoluzioni architetturali dei meccanismi di accesso agli audiovisivi in maniera controllata e autenticata - non direttamente esposte - all’infrastruttura interna di Ateneo con approcci di sicurezza Zero Trust, come file server protetto, gateway MFT, storage a oggetti/S3 o cloud privati Nextcloud/ownCloud, integrati con l'autenticazione federata SPID/CIE, garantendo in ogni caso tracciabilità, controllo degli accessi e protezione dei dati, ai sensi dell'art. 64-bis del D.Lgs. 82/2005.

Per le registrazioni, si tralasciano volutamente altre piattaforme enterprise di video watermarking e drm, come Kaltura e Vimeo, da modo di permettere all'Amministrazione un'implementazione operativa quanto più semplice, rapida, efficiente ed efficace possibile pienamente rispondente alla normativa, con le soluzioni digitali già in uso in Ateneo senza oneri economici aggiuntivi, valutando pure eventuali modalità di registrazione in locale alternative e/o in ridondanza a Teams, quali media server interni WebRTC/RTMP/HLS interfacciati ad appositi applicativi gratuiti e opensource di broadcasting.

Affinché, quanto fin qui proposto, possa essere pienamente conforme alla normativa di settore, è necessaria l'opportuna implementazione aderente alle garanzie previste dall'art. 4 della Legge 300/1970 - essendo i membri delle commissioni lavoratori dipendenti delle rispettive Amministrazioni - nonché in materia di protezione dei dati personali, secondo i principi di privacy by design e by default: in tale prospettiva, l’Amministrazione - in quanto Titolare del trattamento - individua l'opportuna base giuridica, quale l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri ai sensi dell'art. 6, comma 1, lett. e) del Regolamento UE 679/2016 GDPR, predispone una specifica informativa rivolta a candidati e componenti delle commissioni, definisce con precisione le finalità del trattamento e i tempi di conservazione nonché effettua la necessaria valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) ex ante. 

Dovranno inoltre essere adottate idonee misure per la corretta gestione degli accessi ai video sulla piattaforma istituzionale Microsoft SharePoint UNISA e/o sul cloud Google Drive ovvero sul file server e sull'apposito sistema di backup/disaster recovery interno di Ateneo, nominando gli Amministratori di Sistema come da provvedimento del Garante per la Protezione dei dati personali del 27.11.2008 ovvero la nomina degli autorizzati al trattamento nonché gli eventuali Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 del GDPR, se del caso.

La videoregistrazione delle prove orali, pur comportando un trattamento ulteriore di dati personali, può risultare conforme al principio di minimizzazione di cui all’art. 5 del GDPR, in quanto proporzionata e limitata strettamente alle finalità di trasparenza sostanziale e verificabilità dell’azione amministrativa, che non risultano adeguatamente garantite dagli strumenti tradizionali di verbalizzazione.

In particolare, la verbalizzazione, quale rappresentazione sintetica e non integralmente verificabile dell’interazione valutativa, non consente un controllo effettivo sulla coerenza tra quesiti, risposte e giudizi espressi, rendendo il sindacato successivo meramente formale. La registrazione audiovisiva, invece, costituisce adeguato strumento idoneo a garantire una tracciabilità oggettiva e completa dello svolgimento della prova.

Come già osservato in precedenza, l’introduzione delle misure proposte relative alla videoregistrazione delle prove orali delle rispettive procedure, contribuirebbe in modo significativo alla riduzione del contenzioso legale connesso alle procedure concorsuali e valutative, con evidenti benefici sia per l’Amministrazione che per il personale tecnico-amministrativo: la maggiore tracciabilità, verificabilità e trasparenza delle prove orali consentirebbe, infatti, di prevenire alla radice molte delle contestazioni che tipicamente sfociano in ricorsi giurisdizionali o amministrativi, riducendo tempi, costi e carichi organizzativi connessi alla gestione del contenzioso. Al contempo, verrebbe rafforzata la percezione di equità e correttezza delle procedure, contribuendo a un clima organizzativo più sereno e collaborativo, nonché a una più efficiente allocazione delle risorse pubbliche, evitando dispersioni legate a difese legali, riedizioni di procedure o sospensioni degli effetti degli atti impugnati.

In epilogo, si osserva altresì che l’adozione delle misure sopra prospettate potrebbe generare impatti positivi rilevanti anche in ottica AVA3–ANVUR, contribuendo a rafforzare in modo concreto i presidi di assicurazione della qualità, trasparenza e integrità dei processi amministrativi. In particolare, l’introduzione di strumenti avanzati di tracciabilità e verificabilità delle prove orali si collocherebbe pienamente nel ciclo di miglioramento continuo (PDCA), favorendo evidenze oggettive a supporto dei processi di autovalutazione, riesame e monitoraggio. Ciò determinerebbe un innalzamento del livello di maturità organizzativa dell’Ateneo, con riflessi potenzialmente positivi anche in termini di valutazioni esterne, reputazione istituzionale e posizionamento complessivo nei sistemi di accreditamento e qualità.

Alla luce di quanto fin qui proposto e, con il massimo rispetto che si conviene, si sottopone alla valutazione la possibilità di introdurre pertanto, in via strutturale, la videoregistrazione delle prove orali nelle prossime procedure concorsuali e valutative dell’Ateneo, quale misura coerente con i principi di trasparenza, prevenzione della corruzione e integrità amministrativa, nonché pienamente in linea con i più avanzati modelli di amministrazione digitale e aperta, facendo di UNISA un Ateneo pionieristico a livello nazionale (anche) su taluni aspetti.

Un Gruppo di dipendenti UNISA